Weshalb ein Offsite-Meeting die effektivere Tagung ist

Haben Sie sich schon einmal gefragt, welche Veranstaltungen Sie dieses Jahr am besten mit Ihren Mitarbeitern durchführen möchten? Ein Incentive, damit die Kollegen Spaß haben? Aber wo bleibt dabei der Mehrwert? Eine Klausurtagung? Oder doch lieber ein Offsite-Meeting?

Was zur … ist ein Offsite Meeting?

Genau das fragte ich mich, als ich diesen Begriff zum ersten Mal hörte. Das muss ungefähr 2008 gewesen sein und ich war noch … naja, eben jünger als heute.

Früher nannte man Offsite Meetings ganz einfach Tagung, Klausur oder Meeting. Gemeint ist damit, dass sich ein Teil einer Abteilung oder auch die komplette Abteilung für einen bis mehrere Tage an einen Ort außerhalb des Tagesgeschäftes verkrümelt, um „am Job, statt im Job“ zu arbeiten.

Will heißen, der Hektik des Alltages entfliehen, um an einem Ort abseits des Tagesgeschäftes für die kommenden Herausforderungen zu planen:

• Welche sind die wichtigsten Ziele im nächsten Jahr?
• Wie sieht die Strategie für das kommende Quartal aus?
• Was sind die folgenden Schritte?
• Wie gestalten sich unsere Prioritäten?
• Wie verteilen wir die Arbeit am besten?

Was neu daran ist? Innovative Formate und Teamentwicklung!

Es ist ein Trend zu beobachten, der da heißt: Es darf ruhig mal etwas anderes sein! Organisatoren und Führungskräfte wollen weg von den altbackenen Methoden des letzten Jahrhunderts, hin zu neuen und frischen Tools. Damit Abwechslung in die Bude kommt, in entspannter Atmosphäre gearbeitet werden kann und die Wirkung länger anhält.

Teambuilding-Programme, Business Games und Planspiele stehen auf der Liste. Und es darf kreativ werden: Storytelling, Rallyes, Spiele oder Filmdrehs finden den Weg auf die Agenda – und das nicht zum Selbstzweck, sondern aus gutem Grund. Sie sind ein wertvoller Trigger, um über die wirklich wichtigen Dinge zu sprechen. Gemeinsame Erlebnisse öffnen Herzen und Köpfe der Teilnehmer, die Mitarbeiter erleben Ähnlichkeiten zu Ihrem Arbeitsalltag – und das löst Gespräche über die Zusammenarbeit im Büro aus.

Doch nicht nur aktive Teile unterliegen dem Wandel, sondern ebenso die Parts, in denen die Köpfe der Mitarbeiter rauchen: Statt Overhead-Projektionen, Flipcharts und Moderationskarten sind interaktive Technologien (zum Beispiel via Tablet), visuell orientierte Inhalte (beispielsweise Erklärfilme) und Methoden wie World-Café oder Open Space gefragt. Auch hier nicht aus reinem Selbstzweck, sondern um Aufmerksamkeit und Engagement der Mitarbeiter auf einem hohen Level zu halten. Death by Powerpoint gilt es zu vermeiden.

Jetzt aber Butter bei die Fische: Was bringt das Ganze?

Den Teilnehmern eine schöne Zeit bescheren, um danach wieder motiviert in den Alltag zurückzukehren? Könnte man denken. Und es stimmt. Zumindest zum Teil.

Ein Offsite Meeting dient dazu, über das „Wie“ der Kooperation zu sprechen, zu Ergebnissen zu kommen und sich über das gemeinsame Ziel klar zu werden. Hürden zu reduzieren, Informationen auszutauschen, Neuigkeiten und Strategien zu kommunizieren sowie offene Fragen zu adressieren. Also, alles wie gehabt – nur der neuen Arbeitswelt angepasst.

In aller Kürze: So profitiert ihr Unternehmen von einem Offsite Meeting

• Mitarbeiter sind gerne produktiv und arbeiten in einem angenehmen Arbeitsklima. Unter den aktuellen Arbeitsmarktbedingungen können gute Mitarbeiter ohne weiteres einen neuen Arbeitgeber finden, bei dem das Klima besser, die Zusammenarbeit reibungsloser und die Produktivität höher ist. Ich weiß gar nicht, auf wie vielen Veranstaltungen ich schon von Know-How-Transfer gehört habe, weil Mitarbeiter die Abteilung verlassen haben.
• Sand im Getriebe der Zusammenarbeit kostet Produktivität, Zeit und Geld. Versuche, Probleme nur „von oben“ zu lösen, scheitern oft. Offsites sind die perfekte Möglichkeit, um die Mannschaft in die Lösung dieser Probleme miteinzubeziehen.
• Ein Meeting in das Alltagsgeschäft zu quetschen, das die gleiche Wirkung wie ein Offsite erzielt, ist nahezu unmöglich: Zeitbegrenzung und Ablenkung sind einfach zu groß.
• Neue, kreative Ideen entstehen an vielen verschiedenen Orten – in den seltensten Fällen allerdings im beengten Meetingraum. Also, raus aus dem Büro an eine außergewöhnliche Tagungslocation. Dort gelingt das nach-, neu- und umdenken deutlich leichter.

Was braucht es, damit ein Offsite die Bude rockt?

Die wichtigsten Punkte sind:

• Location: Gerne kreativ, außerhalb und „mal was anderes“. Es geht schließlich darum, den Kopf frei zu bekommen. In einem Tagungshotel aus den 70ern mit grünem Teppich und grauen Betonwänden gelingt das nur den Wenigsten von uns.
• Passende Inhalte/Agenda: Wenn hier an den Teammitgliedern und deren Bedarf vorbei geplant wird, hat das eine immense Wirkung. Nämlich: Wirkungslosigkeit. Sie investieren viel Zeit und auch Geld in ein Offsite Meeting, haben einen teuren Keynote Speaker eingeladen, der die Mannschaft mal so richtig motivieren soll, und danach hat alles dann doch nichts gebracht. Warum? Weil die Mannschaft sich eigentlich gewünscht hatte, mal über das Thema Schnittstellenproblematik Marketing/Vertrieb zu sprechen, um dort weiter voranzukommen.
• Aktivität: So verlockend es auch sein mag, den ganzen Tag im Tagungsraum zu sitzen: Tun Sie es nicht! Gemeinsame Aktivität, ausreichende Pausen für Bewegung und Umgebung sind ein absolutes Muss für ein gelungenes Offsite Meeting. Sonst hätte man sich auch in ein Büro einsperren können.
• Professionelle Begleitung: Klingt hochtrabend. Gemeint ist, jemanden zu haben, der das Team durch den Prozess führt, Moderationserfahrung besitzt, die richtigen Fragen stellt, Methoden kennt und in Vor- und Nachbereitung unterstützt. So können sich alle Teilnehmer auf den Prozess konzentrieren und niemand hat noch mehr Arbeit als zuvor auf dem Tisch.
• Ein klein wenig Heldenmut: Um ein Offsite so richtig durchstarten zu lassen, darf auch das nicht fehlen. Und zwar gleich an mehreren Fronten: Mut, Neues zu tun, statt sich weiter auf vermeintlich bewährten Methoden auszuruhen: Im Programm wie mit den Methoden. Mut, sich den Themen des Teams zu stellen und den Willen, sich mit diesen auseinanderzusetzen – auch wenn es unangenehm wird. Finden Sie den Mut, wird dieser auch belohnt: Mit einem Team, das Vertrauen fasst. Und das wiederum ist die Basis für langfristigen gemeinsamen Erfolg.

Jetzt sind Sie dran!

Wie ist Ihre Erfahrung mit Offsite Meeting: Was sind die größten Probleme und wo steckt der größte Nutzen? Teilen Sie uns Ihre Erlebnisse gerne als Kommentar mit.

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